Materi Manajemen Public Relations - Pertemuan Ke 4
Bagian-Bagian dari Fungsi PR:
• Hubungan Internal, adalah bagian khusus PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi mengantungkan kesuksesannya.
• Publisitas, adalah sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PR dan digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.
• Advertising, informasi yang digunakan oleh PR untuk menjangkau audien yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi sasaran marketing, dimana informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.
• Press Agentry,adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik media massa dan mendapatkan perhatian publik. Banyak praktisi PR kadang-kadang menggunakan taktik press agentry untuk menarik perhatian media kepada kliennya, organisasinya, atau tujuannya. Tetapi PR lebih dari sekedar press agency.
• Public Affairs adalah bagaian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.
• Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.
• Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengindentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Secara administratif atau secara konseptual, manajemen isu adalah bagian fungsi PR, akan tetapi, jika dilihat sebagai komunikasi persuasif, ia menjadi taktik untuk memengaruhi kebijakan publik, bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.
• Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar.
• Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela
PENJADWALAN
• Yaitu pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk kegiatan PR
• Pengelolaan waktu seharusnya sudah mulai dilakukan sejak merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan
2 Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan menurut
Smith (2005) :
- Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan
- Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan
Cara-cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal kegiatan:
- Mundur ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau
- Memetakan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran kegiatan)
Contoh flow chart :
No
|
Kegiatan
|
MARET
| |||
Minggu I
|
Minggu II
|
Minggu III
|
Minggu IV
| ||
1
|
Perencanaan
| ||||
2
|
Penulisan bahan
| ||||
3
|
Editing
| ||||
4
|
Draft Lengkap
| ||||
5
|
Cetak
|
PENYUSUNAN ANGGARAN
CUTLIP, CENTER DAN BROOM (1994)
4 KEMUNGKINAN DALAM PENYUSUNAN ANGGARAN PR :
- Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
- Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PRagak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
- Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
- Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.
KATEGORI ANGGARAN KEGIATAN PR(SMITH, 2005) :
- PERSONALIA: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan
- BAHAN-BAHAN MATERI: berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll
- MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan.
- ALAT DAN FASILITAS: misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll.
- ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll.
JENIS - JENIS PENGGOLONGAN ANGGARAN :
• Anggaran tetap & anggaran tidak tetap
• Biaya administratif & Biaya program
• Anggaran proyek & anggaran rutin
CONTOH FORMAT ANGGARAN :
NO
|
JENIS PENGELUARAN
|
HARGA SATUAN
|
HARGA KESELURUHAN
|
1
|
Honor Pemateri:
- Ketua
- Pelaksana teknis
|
1x 500.000
2x 250.000
|
500.000
500.000
|
2
|
Iklan di koran
- 10mm kolom Kompas
|
750.000
|
750.000
|
3
|
Biaya perjalanan
- Jakarta- Bandung
|
1.000.000
|